Êtes-vous un spammeur ?

Évitez que vos courriels commerciaux soient pris au piège dans le filtre anti-spam de vos clients

Nous n’allons pas vous ennuyer avec l’historique du mot SPAM. Si cela vous intéresse, il vous suffit de vous rendre sur spam.cmbl.be. Avec ce document, nous tenons par contre à vous fournir des astuces visant à ne pas être considéré comme spammeur. Car même si vos intentions sont parfaitement légitimes, certains filtres anti-spam stricts peuvent toujours être source de problèmes.

Pourquoi voulez-vous ne pas être un spammeur ?

Spammer est avant tout une manière non éthique de communiquer. Importuner les gens avec des courriels, sans leur demander leur avis, cela ne se fait tout simplement pas. Cela peut ternir votre réputation et, à long terme, cela peut aussi vous coûter des clients.

Mais même à court terme, il vaut mieux éviter cette étiquette. Car ceux qui sont régulièrement catalogués comme étant des spammeurs par les fournisseurs Internet et les utilisateurs se retrouvent très vite sur les listes noires. Et dès que votre adresse IP y est listée, vous ne pouvez plus envoyer de courriels. Même plus des courriels ordinaires. En outre, la procédure visant à être retiré de cette liste est fastidieuse, longue et parfois aussi coûteuse.

Être pris pour un spammeur est vite arrivé

Le contrôle du spam est une tâche qui est majoritairement automatisée. Certains logiciels tournant sur les serveurs des fournisseurs d’accès à Internet (FAI) contrôlent toute une série de paramètres et décident, en fonction de ces derniers, si votre courriel est un courriel ordinaire ou non.

Ces filtres ne tiennent compte que de critères préprogrammés. Ils ne peuvent donc pas interpréter votre courriel. Et il est donc parfaitement possible qu’une série de messages réguliers se retrouve prise au piège dans ce filtre, du fait que vous avez envoyé les messages comme un spammeur.

Avec les astuces que nous allons vous fournir dans ce document technique, vous pourrez éviter ces problèmes.

Astuce 1: Suivez vos avis de non distribution

Un avis de non distribution est un courriel d’un FAI qui vous indique que votre courriel n’a pas pu être distribué. Cela est généralement dû au fait que vous avez envoyé un message à une adresse qui n’est plus utilisée. Après chaque publipostage, il n’est pas du tout rare que vous receviez plusieurs de ces avis. Vous les reconnaîtrez à une formulation standard, comme p. ex. : « Mail delivery failed: returning message to sender ».

En soi, un tel avis de non distribution n’est pas un problème. Il est parfaitement possible que vous ayez écrit l’adresse de courriel de manière erronée. Ou que vous essayiez d’envoyer un courriel à un contact qui a entre-temps changé de job, et qui a donc aussi une nouvelle adresse de courriel. Cela, les filtres anti-spam le savent aussi. Il est donc parfaitement acceptable de recevoir plusieurs avis de non distribution à chaque envoi d’un publipostage.

Par contre, si un FAI reçoit constamment des courriels non délivrés de votre adresse, vous aurez un problème. Car il s’agit là d’un signe que vous avez collecté des adresses de destinataires inconnus et que vous envoyez un publipostage non sollicité à l’entièreté de la liste. Et vous serez alors pénalisé.

Remède : suivez vos avis de non distribution. Éliminez les adresses de courriel incorrectes de la liste avant d’envoyer un nouveau publipostage. Ainsi, vous éviterez de vous retrouver sur une liste noire.

Astuce 2: Utilisez le throttling pour votre courriel

Le throttling est un terme anglais, qui est quelque peu difficile à prononcer, et qui – en gros – signifie : envoyer vos messages en petits groupes. En d’autres termes, au lieu d’envoyer votre publipostage immédiatement à 500 adresses, vous groupez les adresses par groupes de cinquante et vous envoyez un groupe chaque quart d’heure.

Utiliser le throttle (littéralement : l’accélérateur) signifie que vous gardez à tout moment le contrôle sur le nombre de courriels sortants. Et cela est important. Car les spammeurs (ou les virus et les vers informatiques qui envoient des courriels en masse) sont connus pour envoyer en permanence des quantités phénoménales de messages dans le monde. Donc, si vous appuyez à fond sur l’accélérateur, vous serez considéré comme faisant partie de cette même catégorie. Et cela se traduira par un ralentissement lors de l’envoi de vos courriels. Et dans le pire des cas, par la mise en liste noire.

Remède : n’utilisez pas un client de messagerie avec une fonction de throttling automatique. Ainsi, vous ne serez pas confondu avec un spammeur ou un ver.

Astuce 3: Évitez les termes typiques du spam

Il s’agit là d’une évidence. Vous savez très bien qu’aujourd’hui, avec ‘Viagra’ et ‘Nigerian lottery’, vous n’arriverez nulle part. Mais de nombreux autres termes, tels que « gratuit », « pas cher » et « réduction », sont traités de manière de plus en plus stricte.

Vous pouvez naturellement toujours utiliser ces mots, mais sachez qu’ils ne font qu’augmenter votre spam score. Et que vous ne pouvez donc pas vous permettre de faire d’autres faux pas lors de l’envoi de votre message.

Remède : évitez les termes typiques du spam dans l’objet de votre message. Et tâchez également de ne les employer que de manière sporadique dans le corps de votre message. Il y a suffisamment d’alternatives pour faire passer votre message sans avoir à utiliser ces termes risqués.

Astuce 4: Utilisez une mise en page ordinaire

Pensiez-vous contourner les filtres anti-spam en incluant tous vos termes typiques du spam dans une image ? Détrompez-vous ! Les filtres et robots modernes sont un peu plus intelligents que cela. Aujourd’hui, la mise en page de votre courriel joue elle aussi un rôle important. Il y a deux choses que vous devez bien tenir à l’œil :

  • XHTML valide – Un courriel avec des images, du texte, des liens, des titres et des éléments multimédias a un look fantastique. Mais si votre code n’est pas parfait (aucune balise non fermée, que des caractères corrects, etc.), le filtre considèrera plus vite le message comme du spam. Et le message n’atteindra jamais votre lecteur.
  • Équilibre entre le texte et les images – Faites en sorte qu’il y ait un bon équilibre entre le texte et les images. Un courriel presque entièrement composé d’une image est le prototype par excellence d’un courriel non sollicité. Il ne passera donc jamais au travers des points de contrôle.

Remède : envoyez des messages en texte pur, sans mise en page HTML. Ou utilisez un logiciel spécialement prévu à cet effet qui ne produit que du HTML correct. Faites également vérifier votre lettre d’information ou votre publipostage par un développeur, afin qu’il y corrige les éventuelles erreurs de langage HTML.

Astuce 5: Évitez d’envoyer des courriels identiques

Ce qui dit tout sur un courriel non sollicité ? Vous envoyez exactement le même courriel à des centaines d’adresses différentes. Le « raisonnement » des filtres anti-spam est très logique : si vous n’ajoutez aucun élément individuel à un courriel, il n’est par définition pas personnalisé. Et les filtres flairent donc rapidement qu’il s’agit de courriels non sollicités.

Cela ne signifie naturellement pas que vous ne pouvez plus envoyer de publipostage. Ni que vous devez dorénavant vous adresser à chaque client de manière personnelle. Il faut juste faire en sorte qu’il y ait une petite variation dans chaque message. Par exemple, en incluant le nom et le titre du destinataire.

Remède : couplez votre fichier d’adresses à votre client de messagerie et faites en sorte que le nom et le titre de votre client soient automatiquement inclus au début du courriel. Ou utilisez un numéro de client quelque part dans le message.

Astuce 6: Vérifiez les paramètres techniques de votre serveur

De très nombreux FAI effectuent aussi toute une série de contrôles techniques dans le but de pouvoir déterminer si les courriels ont bien été envoyés de manière intentionnelle. Pour éviter que votre publipostage tombe dans ce piège, il peut être intéressant de vérifier la configuration de trois paramètres de votre serveur de courriel :

  • Faites en sorte que l’adresse IP et le nom de l’hôte correspondent – Chaque serveur a une adresse IP et un nom d’hôte uniques. Les deux doivent parfaitement correspondre. Sans quoi, votre courriel obtiendra un spam score négatif.
  • Utilisez Sender Policy Framework (SPF) – Via SPF, les fournisseurs de courriel peuvent vérifier si votre adresse de courriel est bien autorisée à envoyer du courriel. Si ce n’est pas le cas, le trafic de courriels est bloqué. Ne donnez donc une autorisation qu’aux bonnes adresses. Ainsi, vous éviterez qu’un ver ou un virus envoie des courriels non sollicités.
  • Utilisez DomainKeys Identified Mail (enregistrements DKIM) – Signez tous les courriels sortants avec une signature cryptographique. Il s’agit d’une chaîne de chiffrement qui autorise les serveurs de courriel entrant à vérifier si le courriel a bel et bien été envoyé depuis votre propre serveur. Ainsi, vous éviterez d’atteindre des spam scores très élevés.

Astuce 7: Utilisez correctement votre client de messagerie

Envoyez-vous des publipostages avec Outlook ? Dans ce cas, les six astuces fournies ci-dessus comptent naturellement aussi. Mais vous avez également intérêt à faire attention à plusieurs mécanismes de contrôle supplémentaires qui sont intégrés dans votre logiciel même :

  • Évitez d’avoir une liste interminable d’adresses en Cc/Cci – Outlook bloque les courriels où il y a plus de 30 personnes en Cc ou Cci. Groupez donc vos destinataires en plus petits groupes.
  • Utilisez un antivirus – Un bon antivirus vérifie chaque courriel sortant et bloque les messages envoyés de manière non intentionnelle, générés par des vers ou des virus. Ainsi, vous éviterez la mise en liste noire.

Astuce 8: Faites en sorte que l’on puisse facilement se désinscrire

De nombreuses personnes utilisent Gmail, Hotmail, Yahoo ou d’autres messageries en ligne pour consulter leur courriel. Dans ces programmes, chaque courriel non sollicité peut être signalé comme étant du ‘spam’ ou du ‘junk’ en un seul clic. Une grande partie de ces clics proviennent de lecteurs qui veulent simplement se désinscrire de votre liste de diffusion et non pas de personnes qui considèrent votre message comme du spam. Mais du fait que la procédure de désinscription n’est pas toujours très claire, ils utilisent le bouton spam. Et cela est néfaste pour votre spam score.

Remède : rendez la procédure de désinscription claire et simple. Évitez que les lecteurs soient obligés d’introduire un mot de passe ou un nom d’utilisateur (qu’ils ont oubliés depuis longtemps) avant de pouvoir se désinscrire.