Vos employés sont-ils prêts pour le télétravail ?

Le télétravail garantit la continuité de votre activité dans des circonstances difficiles. Mais votre entreprise est-elle vraiment prête pour cela ? Dans cet article, nous allons vous présenter les avantages et les inconvénients du télétravail, mais aussi vous fournir des conseils pratiques sur la marche à suivre pour l'organiser au mieux. 

Télétravail : continuité des activités garantie, même dans des circonstances compliquées

Télétravail depuis chez soi - continuité des activités garantieLe télétravail est une pratique de plus en plus courante. Vos employés ne sont pas obligés de se déplacer physiquement jusqu'à leur lieu de travail habituel dans les bâtiments de votre entreprise pour y accomplir leurs tâches quotidiennes. Après tout, grâce aux outils numériques, et plus particulièrement à l'intégration de plus en plus importante du cloud, les documents de travail sont disponibles partout et à tout moment. Les outils permettant de travailler via le cloud sont eux aussi disponibles en grand nombre. Songez notamment à Microsoft 365 (Office 365), grâce auquel il vous suffit de vous connecter à votre compte personnel pour avoir immédiatement l'entièreté de votre environnement de travail à votre disposition.

Découvrez le travail en ligne avec Microsoft 365

Vous pouvez même utiliser l'entièreté de votre bureau dans le cloud via le bureau en ligne. Tout ce dont vous avez besoin se résume à un ordinateur et à vos identifiants de connexion, ce qui vous permet de vous mettre directement au travail, et ce même depuis votre domicile.

Découvrez nos solutions pour votre bureau en ligne

Bien entendu, la nature du travail de vos employés doit se prêter à cette méthode, mais si tel est le cas, le télétravail constitue une solution idéale dans des circonstances exceptionnelles – une grève des cheminots, une soudaine chute de neige, ou encore des mesures de confinement (comme celles prises dans le cadre de l'actuelle pandémie de coronavirus). Mais aussi en cas de maladie d'un enfant. Bref, toutes sortes de circonstances qui empêchent votre employé d'exercer son métier de manière traditionnelle. Le télétravail permet donc à vos employés de continuer à travailler, garantissant ainsi la continuité de votre entreprise. 

 

Les avantages et les inconvénients du travail à domicile

Outre ces quelques situations occasionnelles, vous pouvez également introduire le télétravail en tant que méthode de travail régulière au sein de votre entreprise. De nombreux employeurs hésitent pourtant encore à franchir ce pas, la crainte de perdre le contrôle sur les prestations des employés restant un facteur déterminant. Voilà pourquoi il est utile de dresser une brève liste récapitulative des avantages et des inconvénients du télétravail.

La liste des avantages est impressionnante :

  • Pas de déplacements = pas d’embouteillages ! Un quart du total des kilomètres parcourus sur les routes correspondent à des trajets domicile-travail. En 2030, si aucun changement de politique ne se produit d’ici-là, il faudra compter pas moins de 25 minutes de plus qu’aujourd’hui pour parcourir une distance de 50 km en heure de pointe. En travaillant à domicile, vos employés perdent beaucoup moins de temps et ne sont plus incommodés par les embouteillages auxquels ils sont confrontés lorsqu’ils se rendent sur leur lieu de travail.
  • Réduction des coûts : vous avez besoin de moins d’espace pour vos bureaux, et vous n’avez plus besoin de cantine. Vous pouvez en outre réaliser des économies sur les indemnités de déplacement à charge de l’employeur. Une expérience réalisée aux Pays-Bas a d’ailleurs montré qu’un employé qui travaille à domicile peut faire économiser environ 1.600 euros par an à l’entreprise qui l’emploie.
  • Productivité : 86 % des télétravailleurs disent effectuer autant d’heures qu’au bureau, voire plus, et seule une faible minorité d’entre eux effectuent moins d’heures de travail à la maison.
  • Efficacité : la majorité des télétravailleurs travaillent mieux à la maison qu’au bureau, car ils sont moins distraits par leurs collègues.
  • Moins d’arrêts maladie : 62 % sont moins susceptibles de se faire porter pâle en cas de problèmes de santé (un rhume, une blessure…), et continuent donc à travailler à domicile. L’employé s’y sent en effet à son aise, n’a pas à craindre d’infecter ses collègues, et peut s’allonger en toute tranquillité si nécessaire.
  • Motivation : les flexi-travailleurs peuvent organiser leur propre emploi du temps quotidien, ce qui leur permet de concilier vie professionnelle et vie privée avec plus de facilité. Leur concentration est ainsi accrue et ils tirent plus de satisfaction du travail qu’ils accomplissent.

 

Mais il y a aussi des inconvénients, tant pour vous en tant qu'employeur que pour vos employés :

  • Le travail et la vie privée sont difficiles à séparer : il existe en effet chez les télétravailleurs une grande propension à glisser quelques petites occupations personnelles dans le planning de travail de la journée. Sans compter les nombreuses autres distractions, comme p. ex. la lessive ou les enfants qui demandent de l’attention.
  • Les réunions sont plus compliquées : se réunir pour parler de sujets importants par téléconférence, téléphone ou Skype reste quelque peu plus compliqué que de se réunir physiquement.
  • Tout le monde n’est pas fait pour le flexi-travail : certains sont trop facilement distraits et manquent d’autodiscipline. Le cadre (le domicile) et les outils (l’ordinateur personnel) créent une atmosphère trop détendue, et les réseaux sociaux entraînent trop de distraction !
  • Solitude : étant donné qu’il y a moins de contact social entre vos employés, ceux-ci se sentiront non seulement seuls, mais aussi moins impliqués dans votre entreprise. Pour vous, il est également plus difficile d’évaluer correctement leur travail, ce qui fait que vous pourrez parfois perdre des éléments précieux et que des employés qui méritent une promotion ne seront pas récompensés à leur juste valeur.

 

En permettant à vos employés de travailler depuis leur domicile, vous pourrez réaliser des économies et booster la productivité et l'efficacité de votre personnel. Vos employés seront ainsi satisfaits, et la continuité de votre activité sera assurée.

 

Télétravail: voici la marche à suivre pour les employeurs

De nos jours, nombreuses sont les grandes entreprises qui ont intégré le télétravail dans leurs conditions d'emploi, que ce soit par le biais d'une convention collective de travail ou d'un règlement de travail. Si ce n'est pas le cas de votre entreprise, la Belgique vous permet – depuis 2017 – de très facilement mettre en place le télétravail occasionnel, sous réserve des conditions suivantes :

  • En cas de force majeure (grève des cheminots, confinement, chute soudaine de neige ou autres intempéries) ou de circonstances personnelles compliquées (un enfant malade, etc.).
  • Le travail n'est pas effectué dans les locaux de l'employeur, mais au domicile de l'employé ou à un endroit choisi par l'employeur
  • La fonction ou l'activité doit le permettre
  • L'employé doit en faire la demande lui-même. Si, en tant qu'employeur, vous refusez à votre employé de travailler à domicile, vous devrez motiver votre refus par écrit
  • Vous devez conclure un accord mutuel sur les modalités de contact de l'employé, l'utilisation des équipements et l'éventuelle prise en charge des frais (abonnement à Internet, électricité, accessoires d'impression, etc.)

Si vous décidez d'intégrer le télétravail en tant que pratique courante dans votre règlement de travail, les points suivants doivent être clairement explicités :

  • Les fonctions ou activités concernées
  • La marche à suivre pour introduire une demande de télétravail
  • Les modalités de contact de l'employé, l'utilisation de l'équipement, ainsi que les éventuelles prises en charge des frais encourus

Votre secrétariat social peut vous aider à satisfaire à ces obligations.

 

En Belgique, depuis 2017, le télétravail occasionnel en cas de force majeure peut être mis en place sans grandes complications. Combell vous fournit tous les outils nécessaires pour y parvenir.

 

Astuces pour vos télétravailleurs

Tout comme vous devez vous assurer que vos employés sont en mesure d'effectuer leur travail dans de bonnes conditions dans les locaux de votre entreprise, vous devez également aider vos employés lorsque ceux-ci travaillent chez eux. Voici donc quelques conseils que vous pouvez leur transmettre :

  • Prévoyez de préférence un lieu de travail fixe, où vous pourrez laisser vos affaires et vos documents professionnels. Si possible, optez pour une pièce que vous pouvez fermer.
  • Faites-vous un planning. Il est préférable que vous vous leviez à la même heure que pour une journée de travail ordinaire, que vous vous habilliez et que vous preniez une douche. Faites des pauses pour boire une tasse de café ou manger un fruit. Et prenez une vraie pause de midi loin de votre ordinateur.
  • Éteignez tous les sons gênants et les alertes de votre smartphone. Ne vous laissez pas séduire par les sirènes des réseaux sociaux !
  • Levez-vous régulièrement pour vous dégourdir les jambes. Si nécessaire, programmez une alarme sur votre bracelet connecté ou votre smartwatch pour vous rappeler de le faire.
  • Si vous n’avez pas de bureau séparé, utilisez une table et une chaise pour travailler. Si vous restez assis ou allongé dans votre canapé (ou pire, dans votre lit !) toute la journée, votre dos vous le fera payer très cher !
  • Écoutez une musique relaxante en utilisant un casque audio. Cela vous permettra de limiter les bruits de fond, d’augmenter votre concentration et de vous détendre.
  • Veillez à ce que tout soit clair dans votre esprit, mais aussi dans votre espace de travail : débarrassez-vous de tout ce qui crée du désordre, car un environnement de travail ordonné vous aidera à mieux organiser vos pensées.

 

N'oubliez pas la sécurité lorsque vous travaillez chez vous !

Télétravail - n'oubliez pas la sécuritéInsistez auprès de votre employé pour qu'il prenne les précautions nécessaires en matière de sécurité.

  • Si possible, n’utilisez pas votre ordinateur portable personnel, mais plutôt celui du travail. Votre ordinateur portable personnel est peut-être plus plaisant, mais l’ordinateur portable du travail est très probablement équipé des produits de sécurité nécessaires pour pouvoir travailler en toute sécurité. N’oubliez pas d’également emporter l’adaptateur chez vous.
  • Assurez-vous que votre ordinateur ou tout autre appareil que vous utilisez pour traiter les informations de l’entreprise est bien protégé par un mot de passe (de préférence composé de minimum 6 caractères). Utilisez un gestionnaire de mots de passe pour créer des mots de passe longs.
  • Chiffrez votre disque dur, ainsi que les données contenues dans les e-mails
  • Utilisez autant que possible la vérification en deux étapes (2FA) pour chaque service qui la propose.
  • Utilisez un navigateur sécurisé, de préférence Firefox ou Safari. Et par souci de prudence, il est préférable de commencer par supprimer les extensions que vous avez installées, car elles constituent un point faible.
  • Utilisez un RPV (réseau privé virtuel) pour créer un tunnel sécurisé entre votre ordinateur et le réseau de l’entreprise. Choisissez de préférence un RPV payant, car il n’est pas rare que les services gratuits surveillent votre trafic.
  • Si vous devez recharger votre tablette ou votre smartphone dans un lieu public, via USB, n’acceptez pas n’importe quel câble. Utilisez uniquement des câbles de recharge, et non des câbles de données !
  • Ne laissez jamais un appareil sans surveillance dans votre voiture.
  • Activez la fonction de sécurité « Localiser mon appareil« .
  • N’utilisez pas les clés USB appartenant à d’autres personnes, ni celles que vous avez reçues comme cadeaux d’affaires.

Une organisation et une préparation adéquates permettront à vos collaborateurs de travailler depuis leur domicile en toute sérénité (si leur travail le permet). Et dans des circonstances exceptionnelles (intempéries, confinement, grèves, etc.), cette solution peut garantir la continuité de votre activité. Grâce aux solutions cloud de Combell, où qu'ils se trouvent, ils ont accès à leurs documents et peuvent envoyer et recevoir des e-mails, gérer leurs agendas, organiser des téléconférences, etc.

Avez-vous besoin d'aide pour mettre en place votre bureau en ligne le plus rapidement possible ? Nos experts sont à votre service – n'hésitez pas à les contacter !

Contactez nos spécialistes des espaces de travail numériques