Hoe veilig gebruikers verwijderen uit Microsoft 365 (Office 365)?

Een gebruiker verwijderen

Een gebruiker die niet meer actief is (hij werkt bijvoorbeeld niet meer op je bedrijf), verwijder je best zo snel mogelijk. Dat doe je zo:

1. In het paneel “Gebruikers” ga je naar “Actieve gebruikers”
2. Vink de naam aan van de gebruiker die je wil verwijderen
3. Kies “Verwijderen”

Verwijderde gebruikers terugzetten

Een gebruiker die je bijvoorbeeld per ongeluk verwijderd hebt, kan je terugzetten. Dat moet wel binnen de 30 dagen na het verwijderen gebeuren. De gebruiker wordt teruggezet met alle bijhorende data, en de gebruiker kan terug inloggen met zijn account. Terugzetten doe je zo:

1. Ga in het menu links naar “Gebruikers” > “Verwijderde gebruikers”
2. Kies de naam van de gebruiker(s) die je wil herstellen in het paneel “Verwijderde Gebruikers”.
3. Klik op “Herstellen”
4. Volg de stappen om een wachtwoord aan te maken: kies zelf een sterk wachtwoord of laat automatisch een wachtwoord genereren.
5. Klik op “Herstellen”
6. Wanneer de account teruggezet is, kies je “Verzend e-mail en afsluiten. “

Tip: vergeet niet de gebruiker te verwittigen dat zijn wachtwoord nu gewijzigd is!

De gegevens beheren van verwijderde gebruikers

Vergeet niet dat sommige data van de gebruiker ook gewist worden! Let op het volgende:

OneDrive data  worden gewist. Wil je die behouden, verplaats die dan naar een andere locatie. Je kan dit tot 30 dagen doen nadat de account verwijderd werd. Lees meer bij Microsoft: Krijg toegang tot en maak een back-up van data van een verwijderde gebruiker.

SharePoint bestanden worden niet gewist. Je krijgt nog steeds toegang tot deze data.

E-mails worden gewist. Wil je die bewaren, dan kan je die naar een andere locatie verplaatsen. Heb je de account al verwijderd, en is het minder dan 30 dagen na de verwijdering, dan kan je die mails nog altijd terughalen. Ga als volgt tewerk:

1. Herstel eerst de gebruikersaccount (zie Verwijderde gebruikers terugzetten)
2. Verplaats de data, bijvoorbeeld naar een andere account.
3. Wis de gebruiker opnieuw.

Tip: Afhankelijk van je Microsoft 365 abonnement  kan je de mailbox van de verwijderde gebruiken ook omvormen tot een inactieve mailbox. (Lees meer bij Microsoft: inactieve mailboxen beheren in Exchange Online)

Tip: Verwijder je een gebruiker, en ben je niet van plan om in de onmiddellijke toekomst een andere gebruiker toegang te geven tot Microsoft 365 diensten, vergeet dan niet de licentie te laten schrappen. Contacteer hiervoor de Combell helpdesk.