Wat is UBL? Alles over het formaat achter e-facturatie

E-facturatie zit in een stroomversnelling. Als ondernemer hoor je steeds vaker termen als UBL-facturen, Peppol en gestructureerde elektronische facturen. Tegelijk krijg je te horen dat e-facturatie binnenkort verplicht wordt. Maar wat betekent dat nu concreet voor jou?

Goed nieuws: je hoeft geen techneut te zijn om mee te zijn. In dit artikel ontdek je in gewone mensentaal wat UBL precies is, waarom het zo belangrijk is voor e-facturatie en hoe je jezelf vandaag al klaarstoomt voor de regels van morgen. 😁

E-factureren: waarom je overal over UBL en Peppol hoort

Overheden in heel Europa zetten zwaar in op e-facturatie. In België wordt elektronische B2B-facturatie de standaard voor bijna alle btw-plichtige bedrijven. Concreet: facturen in pdf of op papier worden vervangen door gestructureerde e-facturen die rechtstreeks van het ene softwarepakket naar het andere gaan.

Achter die werkwijze zitten twee belangrijke bouwstenen:

Als je die twee begrijpt, snap je in grote lijnen hoe moderne e-facturatie werkt. 😉

Als zelfstandige wil je tijd winnen én in regel zijn

Als starter of kleine onderneming heb je geen tijd om je te verdiepen in technische standaarden. Je wil vooral:

Het goede nieuws: je hoeft UBL en Peppol niet zelf te implementeren. De juiste e-facturatiesoftware regelt dat allemaal onder de motorkap. Maar het is wél handig dat je de basis begrijpt, zodat je bewuste keuzes kunt maken.

Wat is een UBL-factuur?

Universal Business Language in mensentaal

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een internationale standaardtaal voor zakelijke documenten, zoals facturen, bestelbonnen en leveringsnota’s.

Concreet betekent dat:

Je kunt UBL zien als de “grammatica” die alle softwaresystemen gebruiken om elaar te begrijpen.

Het verschil tussen een PDF-factuur en een UBL-factuur

Een klassieke PDF-factuur is eigenlijk een soort afbeelding van je factuur. Als mens kun je die perfect lezen, maar software heeft het er moeilijk mee. Daarom moet jij of jouw boekhouder de gegevens nog vaak manueel overtypen.

Een UBL-factuur daarentegen is pure data. Je ziet de factuur niet als een mooi document, maar als gestructureerde informatie. Dat heeft grote voordelen:

In de praktijk krijg je vaak beide:

Wat zit er in een UBL-bestand?

Een UBL-factuur bevat onder andere:

Al die informatie zit in duidelijke, benoemde velden. Daardoor weet je boekhoudsoftware exact waar het bedrag excl. btw, het btw-bedrag en het totaal staan.

Waarom bestaat UBL?

Eén uniform formaat binnen de EU

Zonder standaardformaat stuurt elke leverancier facturen in een ander model. Voor computers is dat erg lastig. UBL zorgt voor één uniforme manier om gegevens door te geven, zodat software van verschillende leveranciers toch vlot met elkaar kan praten.

Binnen de EU sluit UBL aan bij de EN 16931-standaard voor e-facturatie. Daardoor kunnen landen en systemen makkelijker met elkaar samenwerken.

Minder manueel werk en minder fouten

Door UBL kunnen facturen geautomatiseerd verwerkt worden:

Dat bespaart tijd bij jou, bij je boekhouder en bij je klanten.

Automatische herkenning in je boekhoudsoftware

De meeste moderne boekhoudpakketten kunnen UBL-bestanden rechtstreeks inlezen. Vaak gaat het zo:

1. Je klant ontvangt je UBL-factuur.
2. De factuur komt terecht in zijn boekhoudsoftware.
3. Het pakket herkent automatisch wie de klant is, welke bedragen gelden en welke btw-tarieven van toepassing zijn.

Resultaat: je facturen worden sneller goedgekeurd en betaald.

Hoe ziet een UBL-factuur eruit?

Simpele XML-structuur

Dit is een vereenvoudigd voorbeeld van hoe een UBL-factuur er achter de schermen uitziet:

<Invoice>
  <ID>2025-00123</ID>
  <IssueDate>2025-03-15</IssueDate>
  <AccountingSupplierParty>
    <Name>Jouw Bedrijf BV</Name>
    <CompanyID>BE0123456789</CompanyID>
  </AccountingSupplierParty>
  <AccountingCustomerParty>
    <Name>Klant NV</Name>
    <CompanyID>BE9876543210</CompanyID>
  </AccountingCustomerParty>
  <LegalMonetaryTotal>
    <TaxExclusiveAmount>100.00</TaxExclusiveAmount>
    <TaxInclusiveAmount>121.00</TaxInclusiveAmount>
  </LegalMonetaryTotal>
</Invoice>

In werkelijkheid is de structuur uitgebreider, maar dit toont het principe: alles heeft zijn eigen veld.

Waarom je UBL-bestanden meestal nooit ziet

Maak je gebruik van e-facturatiesoftware, dan zie je zelden of nooit zo’n XML-code. Je vult gewoon je factuur in zoals je gewend bent, en de software zet dat automatisch om naar een correcte UBL-factuur die je klant kan verwerken.

Wat is Peppol?

Peppol als netwerk voor veilige uitwisseling

Peppol is een internationaal netwerk om elektronische documenten, zoals facturen, veilig uit te wisselen tussen bedrijven en overheden.

Je kunt het vergelijken met het gsm-netwerk:

Je hoeft dus niet te weten bij welke software of provider je klant zit. Het Peppol-netwerk zorgt dat je factuur automatisch op de juiste plek terechtkomt.

"Is Peppol volledig gratis, of toch niet", vraag je je af? In dit artikel op onze blog geven we je alle antwoorden.

Geen factuurformaat, maar transportsysteem

Belangrijk om te onthouden:

Peppol bepaalt dus niet hoe je factuur er inhoudelijk uitziet, maar wel hoe ze veilig van A naar B geraakt.

Het verschil tussen UBL en Peppol

Je hoort mensen soms spreken over “Peppol-facturen”, maar strikt genomen is dat niet juist.

Je kunt UBL vergelijken met de auto, en Peppol met de weg waarop die auto rijdt.

Waarom zijn UBL én Peppol belangrijk voor bedrijven?

In België worden gestructureerde elektronische facturen stap voor stap verplicht:

Op EU-niveau wordt e-facturatie eveneens de standaard. Door nu al in te zetten op UBL en Peppol, ben je klaar voor de toekomst. Niet wachten, doen!

Geen manuele inboeking meer, minder fouten

Vooral voor starters en kleine ondernemingen is de winst groot:

Snellere betalingen en betere cashflow (kassa, kassa!)

Omdat facturen automatisch in de boekhouding van je klant terechtkomen, worden ze meestal sneller verwerkt. Dat betekent:

Dat is goed nieuws voor je cashflow.

Hoe maak je een UBL-factuur?

De makkelijkste manier om UBL-facturen te maken, is via e-facturatiesoftware:

Je hoeft dus geen XML-code te schrijven of technische instellingen te kennen.

Zelf UBL/XML bouwen? Liever niet!

In theorie kun je zelf een UBL-factuur opstellen in XML, maar dat is:

Voor starters en kmo’s is dat simpelweg geen goede investering. Je bespaart veel tijd en frustratie door een bestaande oplossing te kiezen.

Hoe verzend je UBL-facturen via Peppol?

Stap-voor-stap voor een starter

In de praktijk ziet het verzenden van UBL-facturen via Peppol er ongeveer zo uit:

1. Kies een e-facturatie-oplossing die Peppol ondersteunt (zoals B2Brouter van Combell).
2. Maak je account aan en vul je bedrijfsgegevens in (btw-nummer, adres, bankrekening …).
3. Je wordt via je software aangesloten op het Peppol-netwerk.
4. Je maakt een nieuwe factuur aan zoals je dat gewend bent.
5. Je kiest in de software voor verzenden via Peppol.
6. De software zet je factuur automatisch om naar een correcte UBL-factuur en stuurt die via Peppol naar je klant.

Je eerste UBL-factuur maken:

Stel: je bent een freelance copywriter en factureert een Belgische vennootschap.

Voor jou verandert er weinig in de manier waarop je facturen maakt. Voor je klant en voor de overheid is het verschil enorm.

Veelgemaakte misverstanden rond UBL en e-facturatie

“UBL is hetzelfde als Peppol”

UBL en Peppol worden vaak in één adem genoemd, maar ze zijn niet hetzelfde:

Je hebt ze vaak allebei nodig, maar ze vervullen een andere rol.

“Jawel, een pdf per mail is genoeg”

Vandaag accepteren veel klanten nog pdf-facturen. Maar door de nieuwe regels wordt een gestructureerde e-factuur de enige wettelijk conforme factuur tussen Belgische btw-plichtige bedrijven.

Een pdf kan nog als kopie meegestuurd worden, maar de UBL-factuur is wat telt.

“E-facturen zijn alleen voor grote bedrijven”

De verplichting geldt ook voor kleine ondernemingen en starters. Gelukkig hoef je geen eigen IT-project op te zetten:

Wanneer worden UBL-facturen verplicht?

Voor Belgische ondernemers:

De belangrijkste datum om te onthouden is 1 januari 2026. Vanaf dan:

Tot dan kun je je nog voorbereiden, maar hoe sneller je start, hoe minder stress je hebt in 2026.

Ook Europese verplichtingen

Ook de EU zet met verschillende initiatieven in op e-facturatie. Door nu al te werken met UBL en Peppol, kies je voor een oplossing die compatibel is over de grenzen heen. Handig als je later ook met buitenlandse klanten werkt.

UBL en Peppol in de praktijk: wat heb je nodig?

E-facturatiesoftware kiezen

Kies een oplossing die:

Koppelen met je boekhouding

Idealiter koppel je je e-facturatiesoftware aan je boekhoudpakket:

Aansluiten op Peppol

Veel oplossingen regelen de aansluiting op Peppol voor jou. Je hoeft dus zelf geen technische integratie te bouwen. Vaak volstaat het om je bedrijfsgegevens te bevestigen en je bent klaar om facturen te versturen én te ontvangen.

Onze tip voor starters: begin slim, niet complex

Als starter of kleine kmo is de verleiding groot om “voorlopig nog even” bij pdf-facturen te blijven. Toch is het vaak slimmer om nu al de stap te zetten:

Kies een oplossing die eenvoudig te lanceren is, zodat je geen IT-project moet trekken. Laat UBL en Peppol zorgeloos onder de motorkap werken.

Oh, en nog een extra tip: 20% lifetime korting op B2Brouter

Wil je zonder gedoe starten met UBL-facturen en Peppol?

Met B2Brouter via Combell:

Als Combell-klant krijg je daarbovenop 20% korting (levenslang) op je B2Brouter-abonnement. Je kunt bovendien gratis starten, zodat je de software rustig kunt uitproberen.

Activeer je B2Brouter-account via Combell, ontdek hoe eenvoudig e-factureren met UBL en Peppol kan zijn en maak je bedrijf vandaag al klaar voor 2026, met 20% lifetime korting.