Zijn jouw werknemers klaar om van thuis te werken?

Thuiswerken garandeert je bedrijfscontinuïteit bij moeilijke omstandigheden. Maar is jouw bedrijf er klaar voor? Wij zetten de voor- en nadelen van thuiswerk op een rij, en geven je praktische tips om dit goed te organiseren.

Van thuis uit werken: bedrijfscontinuïteit, ook in moeilijke omstandigheden

Thuiswerken zorgt voor bedrijfscontinuïteit‘Remote werken’ is een manier van werken die steeds meer ingang vindt. Je werknemers moeten zich niet fysiek naar hun normale werkplek in jouw bedrijfsgebouwen verplaatsen om hun dagtaak uit te voeren. Dankzij de digitale tools, en vooral de gestage inburgering van de cloud, zijn documenten immers overal en altijd beschikbaar. Ook tools om via de cloud te werken zijn ruimschoots voorhanden. Denk aan Microsoft 365 (Office 365), waarbij je gewoon inlogt met je eigen account, en meteen je hele werkomgeving bij de hand hebt.

Ontdek online werken met Microsoft 365

Je kan zelfs je hele bureau in de cloud gebruiken, via de online desktop. Alles wat je nodig hebt is een computer en je inloggegevens, en je kan meteen aan het werk - ook van thuis uit.

Bekijk onze online desktop oplossingen

Uiteraard moet het werk dat je werknemer uitvoert er zich toe lenen, maar is dat het geval, dan is thuiswerken een prima oplossing bij uitzonderlijke omstandigheden - een treinstaking, plotse sneeuwval, of quarantainemaatregelen zoals bij het coronavirus. Maar ook bij ziekte van een kind: allerlei omstandigheden waardoor je werknemer in de klassieke vorm van werken zijn taak niet kan uitoefenen. Maar dankzij thuiswerk toch kan werken zodat de continuïteit van je bedrijf verzekerd is.

 

Voor- en nadelen van thuis werken

Buiten deze occasionele gevallen kan je thuiswerk ook als reguliere arbeidsvorm in je bedrijf invoeren. Vele werkgevers schrikken hier echter nog voor terug - vooral de angst om de controle over de prestaties te verliezen speelt hierbij een rol. Daarom is het nuttig de voor- en nadelen van thuis werken even op een rij te zetten.

De voordelen zijn indrukwekkend:

  • Geen verplaatsing = geen file! Een kwart van de afgelegde kilometers zijn woon-werkverplaatsingen. Bij ongewijzigd beleid, zou het in 2030 maar liefst 25 minuten langer duren dan nu om een afstand van 50 km af te leggen in de spits. Bij thuiswerken verliezen jouw werknemers verliezen veel minder tijd, en komen niet langer geërgerd over de files op hun werkplek aan.
  • Kostenbesparend: je hebt minder kantoorruimte nodig, maar ook geen kantine. En je bespaart op werkgeversbijdragen op vervoer. Bij een Nederlands experiment bleek dat een werknemer die van thuis werkt, het bedrijf jaarlijks 1600 euro kan besparen.
  • Productiviteit: 86% van de thuiswerkende bedienden zegt evenveel of meer uren te presteren dan op kantoor, slechts een kleine minderheid presteert thuis minder.
  • Efficiënter: de meerderheid kan thuis beter werken dan op kantoor, omdat ze minder afgeleid worden door collega’s.
  • Minder ziektemeldingen: 62% zal bij gezondheidsklachten (een verkoudheid, een blessure, …) zich minder snel ziek melden, maar van thuis blijven werken. De werknemer is er op zijn gemak, moet zich geen zorgen maken om anderen te besmetten, en kan even rustig gaan liggen, als dat nodig is.
  • Motivatie: flexwerkers bepalen zelf hun dagindeling, en kunnen zo gemakkelijker werk/privéleven combineren. Hun concentratie verhoogt en zij halen meer voldoening uit het werk.

 

Maar er zijn ook nadelen, zowel voor jou als werkgever als voor je werknemer:

  • Werk en privé moeilijk te scheiden: de neiging is groot om snel wat privézaken er tussendoor te doen. Vaak is er ook afleiding – even een wasje draaien bijvoorbeeld, of kinderen die aandacht vragen.
  • Vergaderen is lastiger: vergaderen over belangrijke zaken via teleconferenties, telefoon of Skype is toch nog altijd iets ingewikkelder dan persoonlijke ontmoetingen.
  • Niet iedereen is geschikt om te flexwerken: sommigen zijn te snel afgeleid en het ontbreekt hen aan zelfdiscipline. De setting (thuis) en de tools (hun eigen computer) zorgen voor een té ontspannen sfeer, en de sociale netwerken voor een té grote afleiding!
  • Eenzaamheid: doordat er minder sociaal contact is tussen je werknemers onderling, gaan zij zich eenzaam voelen, en zelfs minder betrokken bij je bedrijf. Het wordt voor jou ook moeilijker om hun werk juist in te schatten – hierdoor verlies je soms waardevolle elementen, en zien werknemers die het verdienen een promotie aan hun neus voorbijgaan.

 

Je werknemers van thuis uit laten werken: het is kostenbesparend en komt de productiviteit en efficiëntie ten goede. Je werknemer is tevreden, en jouw bedrijfscontinuïteit is verzekerd.

 

Thuiswerken: zo begin je eraan als werkgever

Vele grote bedrijven hebben van thuis uit werken tegenwoordig standaard ingeschreven in hun arbeidsvoorwaarden, via een cao of opgenomen in het arbeidsreglement. Is dat voor jouw bedrijf niet het geval, dan kan je in België sinds 2017 heel gemakkelijk occasioneel thuiswerk invoeren, onder volgende voorwaarden:

  • Bij situaties van overmacht (een treinstaking, quarantaine, plotse sneeuwval of andere weersomstandigheden) of persoonlijke omstandigheden (een ziek kind, …)
  • Het werk wordt niet in de bedrijfsgebouwen van de werkgever uitgevoerd, maar bij hem thuis of op een door hem gekozen plaats
  • De functie of activiteit moet het toelaten
  • De werknemer moet het zelf aanvragen. Als jij als werkgever het thuiswerk weigert, moet je schriftelijk een reden opgeven
  • Je moet een onderling akkoord maken over bereikbaarheid van de werknemer, het gebruik van apparatuur, en de eventuele kostenregeling (betaling internetabonnement, elektriciteit, printaccessoires,…).

Wanneer je thuiswerken standaard in je arbeidsreglement opneemt, moeten volgende punten duidelijk vermeld worden:

  • Welke functies of activiteiten in aanmerking komen
  • Wat de procedure is om thuiswerk aan te vragen
  • Hoe de werknemer bereikbaar moet zijn, het gebruik van apparatuur, en eventuele kostenregeling.

Je sociale secretariaat kan je helpen bij het vervullen van deze verplichtingen.

 

In België kan je sinds 2017 occasioneel thuiswerk bij gevallen van overmacht heel soepel invoeren. Combell reikt jou de tools ervoor aan.

 

Tips voor je thuiswerkers

Net zoals je in je bedrijfsruimten ervoor moet zorgen dat je werknemers in de juiste omstandigheden hun taak kunnen uitvoeren, moet je ook meehelpen om dat te doen voor thuiswerkers. Hier zijn enkele tips die je hen kan meegeven:

  • Zorg bij voorkeur voor een vaste werkplek waar je je werkspullen en documenten kan laten, liefst een kamer die je kan afsluiten.
  • Werk voor jezelf een planning uit. Sta bij voorkeur op hetzelfde uur op als bij een gewone werkdag, kleed je aan en douche je. Las pauzes in voor een kopje koffie of een stuk fruit. En neem een heuse lunchpauze, weg van je computer.
  • Zet storende geluidjes en meldingen af van je smartphone – laat de sirene van de sociale netwerken je niet verleiden!
  • Sta regelmatig recht om je benen te strekken. Zet desnoods een alarm in op je health tracker of smart watch om je hieraan te herinneren.
  • Heb je geen apart bureau, gebruik dan toch tafel en stoel om aan te werken. De hele dag in je sofa (of bed!) hangen of liggen: je rug zal het niet appreciëren!
  • Zet een koptelefoon op met ontspannende muziek. Het vermindert het achtergrondgeluid, verhoogt je concentratie en maakt je rustiger.
  • Zorg voor rust in je hoofd, maar ook op je werkplek: weg met die rommel, een ordelijke werkplek helpt je je gedachten te ordenen.

 

Denk ook aan de veiligheid bij het thuiswerken!

Veilig thuiswerken

Dring aan dat je medewerker de nodige voorzorgen neemt op het gebied van veiligheid.

  • Gebruik, indien mogelijk, niet je eigen laptop, maar die van het werk. Je eigen laptop is misschien leuker, maar die van het werk bevat ongetwijfeld de nodige beveiligingsproducten om veilig te werken. Vergeet niet de adapter mee naar huis te nemen.
  • Zorg ervoor dat jouw computer of elk toestel dat je gebruikt om met bedrijfsgegevens om te gaan, beveiligd is met een wachtwoord. Bij voorkeur minstens 6 tekens lang. Gebruik een wachtwoordmanager om lange wachtwoorden aan te maken.
  • Versleutel je harde schijf, en ook data in e-mails
  • Gebruik zoveel mogelijk 2FA (Tweestapsverificatie) voor elke dienst die dit aanbiedt.
  • Werk met een veilige browser, bij voorkeur Firefox of Safari. En voor alle veiligheid verwijder je best eerst de extensies die je geïnstalleerd had, want die vormen een zwak punt.
  • Maak gebruik van een VPN (Virtual Private Netwerk) om een beveiligde tunnel tussen jouw computer en het bedrijfsnetwerk te leggen. Kies bij voorkeur een betalende VPN, want de gratis diensten durven al eens je verkeer te traceren.
  • Moet je je tablet of smartphone herladen op een publieke plek, via USB, accepteer dan niet elke kabel. Gebruik enkel herlaadkabels, geen datakabels!
  • Laat nooit een toestel achter in je wagen.
  • Activeer de “find my device” beveiligingsprocedure
  • Gebruik geen USB-drives van anderen, of die je gekregen hebt als relatiegeschenk.

Met de juiste organisatie en voorbereiding kunnen jouw werknemers prima van thuis uit werken, als hun taak het toelaat. En bij uitzonderlijke omstandigheden zoals slecht weer, quarantaines, stakingen, … kan deze oplossing jouw bedrijfscontinuïteit verzekeren. Dankzij de cloud-oplossingen van Combell hebben je werknemers hun online kantoor altijd bij de hand: zij hebben overal toegang tot hun documenten, kunnen mailen, hun agenda beheren, conferentiegesprekken houden, …

Heb je hulp nodig bij het snel opzetten van je online kantoor? Onze experten staan voor je klaar - contacteer hen gerust!

Contacteer onze digitale werkplek experten