E‑facturatie verplicht vanaf 2026, ben jij klaar?

Op 1‑januari 2026 schakelt België over naar gestructureerde e‑facturen voor bijna alle B2B‑transacties tussen btw‑plichtigen. Met papieren of pdf‑facturen kom je er niet meer: factuurgegevens moeten in het EN 16931‑formaat uitgewisseld worden en via het Peppol‑netwerk bezorgd en ontvangen kunnen worden. Dat klinkt technisch, maar voor kmo’s en starters is het vooral een kans om facturatie te automatiseren, fouten te vermijden en sneller betaald te worden.

Elektronische facturatie verplicht: wat verandert er in België?

Vanaf 2026 moet je voor B2B‑klanten gestructureerde e‑facturen voorzien (EN 16931/Peppol BIS). Ook je inkomende facturen moet je kunnen ontvangen en verwerken in hetzelfde formaat. De verplichting geldt op basis van de factuurdatum: elke factuur uitgereikt op of na 1 januari 2026, die binnen de scope valt, moet volgens de nieuwe maatregel opgesteld zijn.

Moet elke KMO en zelfstandige elektronisch factureren?

Het is vooral belangrijk in je achterhoofd te houden dat er een groot verschil bestaat tussen B2B en B2C.

• Ja, het is verplicht voor B2B: bij transacties tussen Belgische btw‑plichtigen is e‑facturatie de norm.
• Neen, het is niet verplicht voor B2C: lever je aan particulieren, dan is e‑facturatie niet verplicht.
• B2G: aan de overheid factureren via e‑facturatie is al verplicht.

E-facturatie is geen IT-feestje, het is je factuurflow slimmer maken. Wie vandaag Peppol-ready wordt, merkt morgen het verschil in snelheid, minder fouten en sneller betaald worden.

Nnaji Owoh, Inside Sales Representative bij Combell

Wie is vrijgesteld van e‑facturatie?

• Ondernemingen die niet in België gevestigd zijn maar wél een Belgisch btw-nummer hebben vallen buiten de Belgische B2B-verplichting.
• B2C‑facturen (particulieren) vallen niet onder de nieuwe regelgeving.
• Specifieke uitzonderingen uit het btw‑wetboek blijven gelden (bv. bepaalde vrijstellingen): check met je boekhouder hoe jouw situatie in elkaar zit.

Waarom wordt e‑invoicing verplicht?

In 't kort: minder rompslomp, minder fraude, meer tijd voor koffie.

➡️ Fraudebestrijding en het dichten van de btw‑kloof

E‑facturen laten snellere en betrouwbaardere rapportering toe. Zo bestrijden overheden btw‑fraude en verkleinen ze de btw‑kloof.

➡️ Efficiëntie, minder administratie en datakwaliteit

Gestructureerde data (UBL/CIUS) zorgt voor minder manueel werk, minder fouten en betere data voor je boekhouding en rapportering.

➡️ Snellere betalingen en gezondere cashflow voor KMO’s

Omdat facturen automatisch gevalideerd en afgeleverd worden, zie je sneller statusupdates en verkort je de DSO (Days Sales Outstanding).

➡️ Voorbereiding op realtime btw‑rapportering (EU/ViDA)

De EU hervormt de btw‑regels (ViDA) richting realtime rapportering voor intracommunautaire transacties en een 10‑dagenregel voor het uitreiken van facturen. E‑facturatie is de basis om daar vlot op aan te sluiten.

Waarom is Peppol verplicht in België?

België kiest voor Peppol als standaardnetwerk om e‑facturen veilig en integreerbaar uit te wisselen. Concreet moet je e‑facturen via Peppol kunnen verzenden én ontvangen.

Je factureersoftware gebruikt daarvoor een Peppol Access Point (rechtstreeks of via je provider), dat je documenten valideert en aflevert bij de juiste ontvanger.

Is Peppol ook verplicht voor vrije beroepen?

Ja, als ze btw‑plichtig zijn en factureren binnen de B2B‑markt. Vrije beroepen (bv. advocaten, artsen, architecten) vallen onder dezelfde verplichting als andere btw‑plichtigen zodra ze aan andere btw‑plichtige ondernemingen factureren.

En is Peppol ook verplicht in Europa?

De EU verplicht e‑facturatie en digitale rapportering vooral voor grensoverschrijdende transacties. Lidstaten mogen voor binnenlandse facturen eigen keuzes maken.

België kiest expliciet voor Peppol als standaardnetwerk voor binnenlandse B2B, andere landen volgen een gelijkaardig pad maar met eigen timing. Werk je internationaal, kies dan software die Peppol‑proof is en andere formaten ondersteunt waar nodig.

Stappenplan: hoe bereid je je voor op de overgang naar Peppol en e‑facturatie?

1️⃣ Kies software die Peppol‑ready is (zowel Access Point als validatie)

Selecteer een oplossing met gecertificeerd Peppol Access Point, EN 16931/Peppol BIS‑validatie, statusmeldingen en beveiligde uitwisseling. B2Brouter van Combell is hier trouwens een prima tool voor, en integreert makkelijk met kmo‑tools.

2️⃣ Check je datavelden (CIUS/UBL), nummering en correctiefacturen

Leg met je boekhouder vast welke velden verplicht zijn (btw‑nummers, bankrekeningnummer, bestelreferenties, btw‑vrijstellingen, kortingen ...). Definieer nummerreeksen en zorg dat creditnota’s (correcties) altijd verwijzen naar de oorspronkelijke e‑factuur.

3️⃣ Integreer Peppol met je boekhouding/ERP (bv. API/SFTP/connector)

Zorg voor een naadloze koppeling zodat verkoop‑ én aankoopfacturen automatisch in je boekhouding terechtkomen. Test ook import/export en archivering.

4️⃣ Testen, trainen en leveranciers/klanten informeren

Beter voorkomen dan genezen! Zo vermijd je verrassingen op 1 januari 2026 (of een netelige btw‑vraag op vrijdagmiddag).

5️⃣ Archivering en bewaartermijnen (ongewijzigd, maar geoptimaliseerd)

De fiscale bewaartermijnen veranderen niet door e‑facturatie, maar je kan ze slimmer organiseren (versiebeheer, audittrail, bewaarbeleid, toegangsrechten).

Belangrijk: boetes en fiscale steunmaatregelen

❌ Je krijgt forfaitaire boetes als je de regels rond e-facturatie niet naleeft

Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 koppelt boetes aan niet‑naleving (bv. structureel niet kunnen verzenden/ontvangen of herhaaldelijk foutieve facturen maken). Zo betaal je al zeker 1.500 euro bij een eerste overtreding.

Dubbelcheck bij je accountant als je zekerheid wilt over de exacte bedragen en eventuele drempels die voor jouw situatie gelden.

✅ Je rekent op digitale investeringsaftrek en aftrek op software (2024–2027)

• 20% investeringsaftrek voor digitale investeringen.
• 120% kostenaftrek voor abonnementen op e‑facturatiesoftware en advieskosten die je maakt om compliant te worden. Handig voor starters en kleine vennootschappen. Toch?

Peppol verplicht: lees deze veelgemaakte misvattingen

Checklist: 10 quick wins om vandaag te starten met e-invoicing

Print deze lijst en hang ’m boven de koffiemachine; doorloop de tien vinkjes en klaar. 😉

Klaar voor e-facturatie met B2Brouter van Combell

Wil jij graag facturen die automatisch voldoen aan de relevante Belgische of internationale richtlijnen? Zodat je altijd in orde bent met de wetgeving?

Combell helpt je snel op weg met B2Brouter: een Peppol‑gecertificeerde oplossing met validatie, statusmeldingen en koppelingen. Je kunt B2Brouter activeren in je controlepaneel (voor bestaande klanten) of aanvinken in de checkout (voor nieuwe klanten) en het gratis aan je winkelwagen toevoegen.

Met B2Brouter zet je vrij eenvoudig een volledige Peppol-flow neer: aanmaken, valideren, verzenden en statusmeldingen in één dashboard. Als Combell-klant krijg je daarbovenop 20% korting.

Nnaji Owoh, Inside Sales Representative bij Combell

Zo werkt B2Brouter in 't kort

Validatie, verzending en statusmeldingen

Je maakt je factuur aan in B2Brouter waarna de EN 16931/Peppol BIS‑validatie gebeurt. Daarna wordt de factuur via je Access Point verzonden. Je ziet statusupdates (afgeleverd, aanvaard/afgewezen) in één dashboard.

Internationale facturen en groei naar e-reporting

B2Brouter ondersteunt internationale formaten en Peppol‑uitwisseling. Zo groei je vlot mee naar EU‑e‑reporting in 2030 zonder vendor‑lock‑in. Da's slim aangepakt!

Je boekhouder zal je dankbaar zijn (misschien zelfs trakteren)

Veelgestelde vragen over e-facturatie (PEPPOL)