Zelfstandige? Dit is alles wat jij over Peppol moet weten

Een factuur als pdf volstaat binnenkort niet meer. Vanaf 2026 schakelen Belgische btw‑plichtige ondernemingen over op gestructureerde e‑facturatie volgens EN 16931. Peppol is daarbij de way to go: een betrouwbaar netwerk met duidelijke spelregels zodat je Peppol-facturen veilig en automatisch kunt uitwisselen tussen systemen.

In dit blogartikel leggen we uit wat Peppol nu net is, hoe het '4‑corner model' werkt, welke Peppol‑ID je nodig hebt en hoe je een Peppol Access Point of software kiest.

Oh, en we geven realistische kostindicaties, tonen het verschil tussen B2G en B2B, beantwoorden security‑vragen (AS4) en vergelijken met alternatieven zoals EDI. Zo ben je snel helemaal mee, én profiteer je van vlottere betalingen en minder administratieve fouten.

Wat is Peppol?

Dankzij het internationale Peppol-netwerk verzend en ontvang je elektronische facturen veilig en razendsnel. Dit moet je erover weten:

Peppol in één zin (en waarom het bestaat)

Peppol komt van Pan‑European Public Procurement Online. Peppol is een open, internationaal netwerk met gestandaardiseerde afspraken om e‑facturen en andere zakelijke documenten betrouwbaar uit te wisselen.

Het doel: snellere betalingen, minder fouten en naadloze wisselwerking tussen verschillende softwarepakketten in Europa en daarbuiten.

Het 4‑corner model en de rol van een access point

Peppol werkt met het 4‑corner model: jouw software/access point (corner 1–2) stuurt een bericht naar het access point van je klant (corner 3–4).

Access points verifiëren en routeren berichten volgens bepaalde Peppol‑afspraken. Resultaat: jij hoeft geen aparte integratie te bouwen met elke klant/leverancier; één koppeling met je provider (bijvoorbeeld Combell) volstaat.

Wat doet Peppol concreet voor je facturatie?

Sneller, minder fouten en automatische verwerking

B2G (overheden) gaf goede voorbeeld aan B2B (bedrijven)

In België verliep e‑facturatie naar overheden (B2G) al via een tijdelijk portaal en het Peppol‑netwerk. Eigenlijk kun je stellen dat B2G het goede voorbeeld gaf aan B2B. Want vanaf 1 januari 2026 geldt de B2B‑verplichting: ook tussen bedrijven onderling moet je gestructureerd e-factureren. Peppol wordt hierbij de way to go.

Peppol in België: wat verandert er vanaf 2026?

Verplichte gestructureerde e‑facturen (EN 16931) en Peppol als standaard

Vanaf 1 januari 2026 moeten Belgische btw‑plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen gebruiken volgens EN 16931. De Belgische overheid bevestigt Peppol als standaard voor verzending en ontvangst van e-facturen.

Puur praktisch wilt dit zeggen: je factureert niet langer per pdf/mail, maar via je boekhoudsoftware of Peppol Access Point.

Niet in orde? Boetes en andere risico’s

Blijf je op de 'oude' manier factureren, dan kun je te maken krijgen met administratieve boetes en betalingsvertragingen. In de KB‑context worden oplopende sancties voorzien (wel met remediëringsperiode).

Los daarvan: klanten kunnen facturen weigeren die niet gestructureerd zijn, waardoor je cashflow in gevaar komt.

Is Peppol veilig?

Als je over één ding zeker mag zijn, dan is het wel het ultraveilige karakter van Peppol. Wie het Peppol-netwerk gebruikt, krijgt garanties over de veilige uitwisseling van data. We leggen het je uit:

Peppol AS4 staat garant voor veilige en betrouwbare gegevensoverdracht

Peppol gebruikt AS4 als een soort transportprofiel. Berichten worden end‑to‑end versleuteld en ondertekend; partijen verifiëren elkaar via certificaten. Dit minimaliseert spoofing en man‑in‑the‑middle‑risico’s. Voor jou betekent dit: betrouwbare aflevering met audittrail.

Governance door OpenPeppol (vzw) en conformiteitsregels

OpenPeppol AISBL bewaakt het afsprakenkader: zij staan in voor technische specificaties (zoals Peppol BIS Billing 3.0) en conformiteitstesten voor serviceproviders. Alleen gecertificeerde access points mogen gegevens uitwisselen. Dit is een extra maar toch wel belangrijke kwaliteitsfilter.

Peppol BIS Billing 3.0 en EN 16931

Peppol BIS Billing 3.0 is de profileringslaag bovenop EN 16931 (Peppol-norm). Het gebruikt o.a. UBL (en in sommige contexten CII) en schematron‑validaties. Complex maar veilig!

Dankzij eenduidige code‑lijsten en business rules kunnen boekhoudpakketten in de EU elkaars facturen zonder mappen verwerken. Zo houd je implementatiekosten laag en datakwaliteit hoog.

Wat heb je nodig om Peppol te gebruiken?

Peppol‑ID (Belgisch ondernemingsnummer/KBO)

Je Peppol‑ID is doorgaans je ondernemingsnummer (identificatiecode 0208:"KBO-nummer") in een gestandaardiseerd formaat. Daarmee word je eenduidig vindbaar voor leveranciers en klanten.

Vind je Peppol-ID:

Je kunt je Peppol-ID terugvinden door in de officiële Peppol-directory te zoeken op je bedrijfsnaam, btw-nummer of ondernemingsnummer. Een voorbeeld van een geldig Belgisch Peppol-ID is 0208:0123456789 voor een bedrijf met KBO-nummer 0123.456.789.

Je Peppol-ID is de unieke digitale identificatie waarmee je bedrijf gevonden kan worden binnen het Peppol-netwerk. Voor Belgische bedrijven is dit vrijwel altijd het ondernemingsnummer in gestandaardiseerd formaat, voorafgegaan door de Peppol-code 0208, die staat voor een Belgisch KBO-nummer.

Hierdoor ben je eenduidig herkenbaar voor leveranciers en klanten wanneer je elektronische facturen verstuurt of ontvangt.

Software of access point

Hoe je Peppol‑ID opzoekt (Peppol Directory en Belgische tools)

Check of je klanten/leveranciers Peppol geactiveerd hebben via de Peppol Directory. Je kunt zoeken op naam of ondernemingsnummer (tip: gebruik de 0208:KBOnummer‑code). Handig om te weten of je onmiddellijk digitaal kunt factureren.

Is Peppol betalend? En ...

... wat kost Peppol in België?

Het netwerk zelf is geen abonnement voor eindgebruikers, maar je betaalt software‑ of servicekosten aan je provider (software of access point). In de praktijk:

• Sommige pakketten (zoals B2Brouter Basic) bieden gratis verzending/ontvangst in hun bundel.
• Verschillende instapformules voor standalone access points
• Heb je nood aan meer volume, extra features (bv. automatische boekingsregels, archivering, e‑handtekening ...) en ondersteuning? Dan betaal je iets meer.

Wat kost Peppol per maand?

Zoals gezegd: Peppol zelf is gratis. In de praktijk hangen maandkosten af van je provider, bundel en volume.

Kies je voor B2Brouter van Combell dan start je gratis, om nadien te profiteren van 20% lifetime korting. Zo kom je bij een kleine 7 euro (Professional) uit.

Alternatieven voor jou vergeleken

Vooraleer we je enkele alternatieven voorschotelen, willen we duidelijk maken dat Peppol in België - en bijgevolg in heel Europa - de standaard is om e-facturen te verwerken.

In sommige gevallen kan een combinatie van Peppol en een alternatief facturatiekanaal perfect werken.

Bedrijven die al een ander systeem gebruiken, mogen dat blijven doen zolang beide partijen akkoord zijn met die methode, óf zolang de facturen die via dat alternatief worden verstuurd voldoen aan de Europese normen EN 16931-1 en CEN/TS 16931.

Peppol vs. EDI en nationale portalen (Factur‑X/ZUGFeRD …)

"Wanneer Peppol, wanneer (ook) EDI?"

Stappenplan: in 5 stappen live met Peppol

1️⃣ Check je Peppol‑ID en registratie

2️⃣ Zoek je bedrijf en je topklanten in de Peppol Directory. Zijn ze vindbaar? Noteer je Participant ID en eventuele doctypes.

3️⃣ Kies je software/access point

• Gebruik je al boekhoudsoftware? Activeer de Peppol‑module.
• Wil je snel starten zonder wissel? Kies een standalone access point zoals B2Brouter en koppel later met je boekhouding.

4️⃣ Activeer en test

5️⃣ Vraag een testomgeving of stuur een testfactuur naar een interne of betrouwbare testpartij. Controleer validatie, statussen en aflevering.

6️⃣ Train en informeer je team en update processen

7️⃣ Documenteer wie wat doet (aanmaak, goedkeuring, verzenden, opvolgen). Voeg status‑check en fallback (bv. herverzenden) toe aan je credit‑control.

8️⃣ Monitor en optimaliseer

9️⃣ Gebruik dashboards en meldingen. Automatiseer autoboekingen, matchen van betalingen en herinneringen. Evalueer regelmatig doorlooptijden en foutoorzaken.

Wat als je Peppol (nog) niet gebruikt?

Peppol must voor gestructureerde e-facturatie

Peppol is dé snelle en veilige manier om volgens de juiste regels te factureren in België en de EU. Met alle waterdichte afspreken als kader en de deadline van 2026 in zicht, heb je geen tijd te verliezen!

Het zogenaamde ecosysteem (OpenPeppol, AS4, BIS 3.0) zorgt voor totale integratie en minder administratie. Met de juiste software of access point ben je in enkele dagen live en ... laat je je kassen nog sneller rinkelen!

Starten met e-facturatie? Gratis opstart!

Peppol zelf mag dan gratis zijn, je moet er rekening mee houden dat je wel iets zal moeten betalen voor je e-invoicing software.

Gelukkig hoef je daarover niet wakker te liggen! Maak gebruik van onze supervoordelige B2Brouter‑actie. Snel conform met EN 16931 en Peppol, inclusief vlotte opstart en integraties. Lees meer op onze blog over e‑invoicing software.

en claim 20% levenslange korting via Combell

Veelgestelde vragen over het Peppol-netwerk