Is Peppol gratis? Alle kosten van e-facturatie uitgelegd

Bekijk Peppol als een soort snelweg voor e-facturatie in Europa. Die snelweg is publiek en voor iedereen toegankelijk: je hoeft geen 'tol' te betalen om erop te mogen rijden. Maar net zoals in het echte verkeer, heb je wél een voertuig nodig dat de weg kan gebruiken. Bij e-facturatie is dat voertuig je software en/of een Peppol Access Point. In dit artikel maken we het onderscheid glashelder: wat is gratis, waar betaal je voor, en hoe vermijd je onaangename verrassingen. We geven ook Belgische voorbeelden en tonen hoe je vandaag nog in een paar minuten gratis kunt starten met B2Brouter, onze e-invoicing software (en daarna 20% lifetime korting krijgt via Combell).

Gratis e-facturatie? Peppol is open, maar gebruik ervan niet automatisch gratis

Voor alle duidelijkheid: Peppol is géén software en ook geen facturatietool. Het is een afsprakenstelsel en een internationaal netwerk waarmee organisaties gestructureerde e-facturen veilig kunnen uitwisselen.

Denk aan standaarden zoals EN 16931/Peppol BIS (de taal van de factuur) en AS4 (het beveiligde transport). Daardoor kan elk bedrijf dat compliant is, facturen sturen naar:

Maar: dat Peppol open is, wil niet zeggen dat het gebruik 'vanzelf' gratis is. De kosten zitten niet in het netwerk, maar in wat je nodig hebt om erop aan te sluiten. Providers investeren in ontwikkeling, hosting, certificatie, cybersecurity, updates (bv. nieuwe Peppol BIS-versies), support en audit-trails. Dat is wat je uiteindelijk betaalt.

Het verschil tussen het Peppol-netwerk en je software/Access Point

Om je niet te verwarren, splitsen we het even duidelijk op!

Peppol-netwerk:

Software / Peppol Access Point:

B2Brouter is zo’n e-facturatie programma met ingebouwd Peppol Access Point. Daardoor hoef je zelf geen technische Peppol-koppeling te bouwen.

Gratis Peppol gebruiken: wat kan en waar zitten de limieten?

Gratis kan absoluut, maar bijna altijd met grenzen. Zie het als een instapformule: ideaal om te testen of om heel lage volumes correct te verwerken.

Gratis verzenden en ontvangen: portals en tools

In België kun je e-facturen naar overheden sturen en opvolgen via het (tijdelijke) Mercurius-platform . In een overgangs- of laagvolume-scenario kun je daar zelfs manueel facturen ingeven. Handig als je maar af en toe naar een gemeente, OCMW of federale dienst factureert. Uiteraard ben je niet verplicht dit te gebruiken, 't is slechts een optie.

Sommige providers bieden een gratis plan waarmee je gestructureerde facturen via Peppol geniet. Bij B2Brouter betekent dat: gratis starten met een beperkt aantal transacties (verzonden/ontvangen) om te proeven van e-facturatie.

Waar gratis plannen meestal stoppen

Een 'gratis' e-facturatie programma is perfect om te starten, maar verwacht deze typische beperkingen:

➡️ Volumeplafond

Je kunt bv. maar tot X transacties per maand/jaar gratis versturen/ontvangen. Ga je erover, dan betaal je per document of moet je upgraden.

➡️ Beperkt archief of bewaartermijn

Soms krijg je enkel basisopslag of geen uitgebreid zoek-/auditarchief.

➡️ Beperkt aantal gebruikers

Meestal enkel jijzelf of 1 extra gebruiker. Workflow met goedkeuringen zit vaak in betalende plannen. Bij B2Brouter is dat ook het geval.

➡️ Geen orders/leverbonnen via Peppol

Gratis = vaak alleen facturen. Wil je procure-to-pay (orders, orderbevestigingen, leveringsbonnen), dan kom je uit bij hogere plannen.

➡️ Beperkte integraties

API-toegang of koppelingen met je boekhouding/ERP/webshop zijn zelden inbegrepen in gratis formules.

Verschil tussen ontvangen en verzenden

Veel ondernemers focussen eerst op verzenden, maar ontvangen wordt vaak de echte game changer. Waarom?

Goed om te onthouden: sommige aanbieders laten je beperkt gratis ontvangen, maar als je structureel leveranciersfacturen krijgt, is een vast abonnement meestal goedkoper én stabieler dan pay-per-document.

Wat kost Peppol in België?

Peppol zelf kost niets. Maar in de praktijk verschilt je maandfactuur sterk per provider en gebruiksprofiel. In België zie je vooral twee modellen:

Abonnement vs. pay-per-document

1) Abonnement

2) Pay-per-document

Bij B2Brouter heb je een gratis instapplan tot een beperkte hoeveelheid transacties en daarna betaalde pakketten (Professional/Business). De exacte prijs kan wijzigen, maar het model is duidelijk: je betaalt vooral voor volume, gebruikers en automatisering.

Verborgen kosten vermijden

Let bij het vergelijken vooral op deze 'vergeten' kostenposten:

➡️ Archivering & bewaartermijnen

Belgische regels verplichten je om facturen meerdere jaren te bewaren. Check of langetermijnarchief inbegrepen is.

➡️ Extra gebruikers en goedkeuringsflows

Als je met boekhouder, collega’s of goedkeuringen werkt, kom je snel in uitbreidingen terecht.

➡️ Integraties en API

Een koppeling met je boekhouding/ERP/webshop of automatisatie via API zit quasi altijd in hogere en dus niet-gratis plannen.

Verplichte e-facturatie in 2026: wat verandert er en wat heb je minimaal nodig?

Vanaf 1 januari 2026 wordt gestructureerde e-facturatie verplicht voor bijna alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Een PDF via e-mail zal dan niet meer volstaan.

Concreet betekent dit:

Kortom: wil je wettelijk in orde zijn, dan moet je tegen 2026 minstens beschikken over software die UBL kan aanmaken/ontvangen én Peppol-ready is.

Dé vraag: heb jij genoeg aan gratis?

Dat hangt af van volume, complexiteit en groeipad. Een handige vuistregel:

Micro-ondernemer (0-10 facturen/maand)

Gratis plan is vaak prima. Je verstuurt correct, zonder overhead. Zodra je vaker factureert of wilt automatiseren, neem je een instapabonnement.

Kleine kmo (10-200 facturen/maand)

Abonnement loont snel door tijdswinst: automatische validatie, leveranciers-inbox, archief en basisworkflow. Pay-per-document kan snel duur worden.

Scale-up (200+ of piekperiodes)

Je wilt API/ERP-koppelingen, order- en leveringsberichten via Peppol en SLA-support? Gratis is dan te beperkt.

Gratis plan + 20% lifetime korting? Kies B2Brouter

Waarom starten met het gratis plan?

Waarom upgraden?

Zodra je één van deze situaties herkent, wordt een betalend plan interessant:

En met Combell’s 20% lifetime korting betaal je blijvend minder zodra je naar Professional/Business gaat.

Veelgestelde vragen over gratis Peppol