Bent u een spammer?

Vermijd dat uw commerciële e-mails verstrikt raken in de spamfilter van u klanten

We gaan u niet lastigvallen met de ontstaansgeschiedenis van het woord SPAM. Daarvoor moet deze link volstaan: spam.cmbl.be. We willen u met dit document wél tips geven om niet als spammer gebrandmerkt te worden. Want ook al zijn uw bedoelingen perfect legitiem, sommige strenge spamfilters kunnen altijd voor problemen zorgen.

Waarom wilt u geen spammer zijn?Bent u een spammer? Voorkom spam e-mail

Spammen is in de eerste plaats een onethische manier van communiceren. Mensen zomaar ongevraagd lastigvallen met e-mails is not done. U beschadigt er uw reputatie mee. En dat kost u op lange termijn klanten.

Maar ook op korte termijn vermijdt u best dat label. Want wie herhaaldelijk door service providers en gebruikers gevlagd wordt als een spammer, verhuist heel snel naar de zwarte lijst. En zodra uw IP-adres daar geseind staat, kunt u geen mails meer versturen. Ook geen normale. Bovendien is de procedure om van die lijst gehaald te worden lastig, lang en soms ook duur.

Spam schuilt in een klein hoekje

Spamcontrole is voor het grootste deel een geautomatiseerde taak. Verschillende softwareprogramma’s op de servers van Internet Service Providers (ISP) checken een hele reeks parameters en beoordelen op basis daarvan of uw e-mail wel een normaal bericht is.

Die filters houden alleen rekening met voorgeprogrammeerde criteria. Ze kunnen uw mail dus niet interpreteren. En dus is het perfect mogelijk dat een correcte reeks berichten verstrikt geraakt in die filter omdat u hem verstuurd hebt zoals een spammer dat doet.

Met de tips uit deze whitepaper vermijdt u die problemen.

Tip 1: Volg uw bounces op

Een bounce is een e-mailbericht van een provider met de boodschap dat uw e-mail niet bezorgd kon worden. Doorgaans heeft dat te maken met het feit dat u een bericht verstuurd hebt naar een adres dat niet meer in gebruik is. Zo zitten er bij elke mailing wel een handvol tussen. U herkent ze aan een standaardformulering zoals “Mail delivery failed: returning message to sender”.

Zo’n bounce is op zich geen probleem. Het is perfect mogelijk dat u een fout schreef in het e-mailadres. Of dat u een mail probeert te sturen naar een contactpersoon die intussen van job veranderde en dus ook een nieuw e-mailadres heeft. Dat weten spamfilters ook wel. Een handvol bounces per mailing is dus perfect aanvaardbaar.

Maar als een provider keer op keer onbezorgbare e-mails krijgt van uw adres, zit u wél met een probleem. Want dat is een signaal dat u zomaar wat adressen verzameld hebt, en een ongewenste e-mail verstuurt naar de hele lijst. En dan wordt u bestraft.

Remedie: volg uw bounces op. Haal incorrecte e-mailadressen uit de lijst voor u een nieuwe mailing verstuurt. Dan vermijdt u dat u op een zwarte lijst terechtkomt.

Tip 2: Throttle uw e-mail

E-mail throttling is een moeilijk uitspreekbare Engelse term die zoveel betekent als: uw berichten in kleine groepjes verzenden. Of nog: in plaats van uw mailing meteen naar 500 adressen te sturen, groepeert u de mails per vijftig en verstuurt u elk kwartier een pakketje.

De throttle (letterlijk: gashendel) gebruiken, betekent dat u het aantal uitgaande mails op elk moment onder controle houdt. En dat is belangrijk. Want spammers (of virussen en worms die massaal e-mails versturen) staan erom gekend permanent een grote stroom berichten de wereld in te sturen. Als u de gashendel dus meteen helemaal open draait, wordt u tot dezelfde categorie gerekend. En dat betekent: vertraging bij het versturen van uw mails. En in het slechtste geval blacklisting.

Remedie: gebruik een e-mailprogramma met automatische throttling. Zo lijkt u niet op een spammer of een worm.

Tip 3: Vermijd spamwoorden

Dit is een no-brainer. U weet vast wel dat u er met ‘viagra’ en ‘Nigerian lottery’ niet meer door geraakt vandaag. Maar ook heel veel andere woorden zoals ‘gratis’ en ‘goedkoop’ en ‘korting’ worden steeds strenger beoordeeld.

Uiteraard mag u die woorden nog gebruiken, maar weet dat ze uw spam-score de hoogte injagen. En dat u zich dus geen enkele andere misstap mag veroorloven bij het versturen van uw bericht.

Remedie: vermijd spamwoorden in uw onderwerpregel. En gebruik ze ook in uw mail slechts sporadisch. Er zijn genoeg alternatieven om uw boodschap te brengen zonder die riskante termen.

Tip 4: Gebruik een normale lay-out

Dacht u spamfilters te omzeilen door al uw spamwoorden in een afbeelding te steken? Mis! Vandaag zijn de filters en robots iets slimmer dan dat. Vandaag speelt ook de lay-out van uw e-mail een grote rol. U moet twee onderdelen goed in het oog houden:

  • Valid XHTML – Een e-mail met afbeeldingen, tekst, links, titeltjes en media ziet er fantastisch uit. Maar als uw code niet perfect is (geen open tags, alleen correcte tekens, ...) lijkt het mailtje volgens de filter al snel op spam. En bereikt het uw lezer nooit.
  • Balans tekst/beeld – Zorg voor een gezonde balans tussen tekst en beeld. Een e-mail die bijna volledig uit één afbeelding bestaat, is hét prototype van een spambericht. Dat geraakt dus nooit door de checkpoints.

Remedie: stuur zuivere tekstberichten zonder html-opmaak. Of gebruik een speciaal daarvoor ontwikkeld softwareprogramma dat alleen correcte html spuwt. Laat uw nieuwsbrief of e-mailing ook altijd even door een developer controleren op html-foutjes.

Tip 5: Vermijd exact dezelfde e-mails

tell-tale van een spambericht? U stuurt exact dezelfde e-mail naar honderden verschillende adressen. De redenering van de spamfilters is heel logisch: als u geen enkel individueel kenmerk aan een e-mail toevoegt, is hij per definitie niet persoonlijk. En dan ruikt hij al erg snel naar spam.

Uiteraard betekent dat niet dat u geen massamails meer mag sturen. Of dat u voortaan elke klant individueel moet aanschrijven. Zolang u er maar voor zorgt dat u in elk bericht een kleine variatie aanbrengt. De aanspreking bijvoorbeeld.

Remedie: koppel uw adressenbestand aan uw mailprogramma en laat dat automatisch de naam en aanspreking van uw klant invullen aan het begin van de mail. Of gebruik ergens een klantnummer.

Tip 6: Controleer de technische instellingen van uw server

Heel wat e-mailproviders voeren nog een reeks technische controles uit die nagaan of e-mails wel bewust gestuurd zijn. Om te vermijden dat uw mailing in dat web verstrikt geraakt, checkt u best de configuratie van uw e-mailserver op drie instellingen:

  • Match IP-adres en Hostname – Elke server heeft een uniek IP-adres en een unieke hostname. Die twee moeten exact naar elkaar verwijzen. Anders krijgt uw mail negatieve spampunten.
  • Gebruik Sender Policy Framework (SPF) – Via SPF kunnen e-mailproviders nagaan of uw e-mailadres wel gemachtigd is om mail te versturen. Is dat niet zo, dan wordt de stroom e-mails geblokkeerd. Geef dus alleen toelating aan de juiste adressen. Zo vermijdt u dat een worm of virus ongewild mails verstuurt.
  • Gebruik Domain Keys (DKIM-records) – Onderteken alle uitgaande mails met een Domain Key. Dat is een ecryptiestring die inkomende mailservers toelaat om na te gaan of de mail wel effectief verstuurd werd van uw eigen server. Zo vermijdt u hoge spamscores.

Tip 7: Gebruik uw e-mailprogramma correct

Verstuurt u een massamail met Outlook? Dan gelden de zes tips hierboven uiteraard ook. Maar u let best ook nog op een handvol extra controlemechanismen die ingebouwd zitten in uw software zelf:

  • Vermijd een eindeloze lijst adressen in cc/bcc – Outlook blokkeert e-mails met meer dan 30 personen in cc of bcc. Groepeer uw bestemmelingen dus in kleinere groepjes.
  • Gebruik een antivirusprogramma – Een goed antivirusprogramma controleert elke uitgaande mail en blokkeert onbedoeld verstuurde berichten die afkomstig zijn van een worm of virus. Zo vermijdt u blacklisting.

Tip 8 Maak uitschrijven eenvoudig

Veel mensen gebruiken Gmail, Hotmail, Yahoo of andere onlineprogramma’s om hun e-mail te lezen. In die programma’s kan elke ongewenste mail als ‘spam’ of ‘junk’ gemarkeerd worden met één klik. Heel wat van die kliks komen van lezers die zich gewoon van uw lijst willen laten verwijderen. Niet van mensen die uw bericht als spam zien. Maar omdat de uitschrijfprocedure niet altijd even duidelijk is, gebruiken ze de spam-knop. En dat is nefast voor uw spamscore.

Remedie: maak de uitschrijfprocedure duidelijk en eenvoudig. Vermijd dat lezers nog een (lang vergeten) wachtwoord of login moeten invullen voor ze zich kunnen uitschrijven.